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Défi 5-10 Comment dépasser les limites de la technique POMODORO ?

La technique POMODORO (tomate en italien), ou la technique du minuteur de cuisine est une technique très popularisée. Elle est relativement efficace selon le type de tache que l’on a à réaliser. Cependant cette technique souffre de certaines limites.

Découvrez dans cet article des choses bien moins connues sur la méthode POMODORO tout en apprenant comment l’adapter à vos besoins et comment en dépasser les limites.

Cet article fait parti du défi de 10 semaines que je me suis lancé, cliquez ici pour en découvrir en plus.

1.     Technique POMODORO

1.1 La technique POMODORO en bref

La technique Pomodoro est une technique de gestion du temps développée, à la fin des années 1980, par l’italien Francesco Cirillo au cours de ses études.

La technique POMODORO repose sur les principes d’efficacité suivants :

  1. Découper ses taches en taches plus petites d’une durée donnée.
  2. Avoir un temps limité pour effectuer une tache. C
  3. Se concentrer sur une seule tache à la fois (ou un lot de taches réalisées séquentiellement) (travail en mode mono tache),
  4. Éviter autant que possible les interruptions,
  5. Faire des pauses régulières pour préserver un bon niveau de concentration.
Technique_pomodoro

La technique POMODORO est composée des cinq étapes suivantes :

  1. Décider de la tâche (ou lot de taches) à finaliser dans les 25 min imparties,
  2. Régler le minuteur (pomodoro) sur 25 minutes,
  3. Réaliser la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne,
  4. Lorsque le minuteur sonne, noter la tache comme faite,
  5. A chaque fin de session prendre une pause de 5 minutes et toutes les quatre sessions prendre une pause plus longue (20 à 30 min) ;

Dans les prochains paragraphes, vous trouverez des conseils utiles pour utiliser efficacement la technique POMODORO.

1.2 Avantages et inconvénients de la technique POMODORO

Cela fait plusieurs mois que j’utilise la technique POMODORO et voici une liste des différents avantages et inconvénients que j’ai pu noter à travers la pratique de cette technique :

Avantages

  • Permet d’instaurer facilement une habitude, on sait qu’on se lance pour une session de travail d’une durée définie et connue et à la clé il y a une récompense (pause),
  • Permet d’économiser sa motivation et volonté en tirant parti de la puissance des habitudes
  • La durée du temps de travail de 25 min est suffisamment courte pour ne pas créer trop de difficulté pour se lancer dans une session de travail,
  • La durée de 25 min de la technique POMODORO est suffisamment importante pour ne pas générer trop d’interruptions et pauses au cours de la journée,
  • Incite à faire des pauses régulières,
  • Permet de découper ses grosses taches en plus petites taches de manière à pouvoir être faites dans une session de 25 min,
  • Permet de répartir des sessions de travail selon le moment de la journée (par exemple 1 tôt le matin, 4 le matin, 1 le midi, 4 l’après midi et 2 le soir)

Inconvénients

  • Nous sommes amenés à stopper notre travail alors que ce dernier n’est pas forcément fini, avec pas de possibilité de rallonger ou de raccourcir la session de travail en cours,
  • Génère des interruptions non sollicitées et nous fait sortir de notre état de flow toutesl les 25 min,
  • Il y a peu de chances qu’on arrive à terminer une tache en 25 min pile,
  • Avoir des sessions de travail d’un temps imposé de 25 min n’est pas optimal pour tout le monde,
  • Même pour une personne, pour qui 25 min est une durée assez optimale de travail, le niveau de concentration et d’énergie varie au cours de la journée (voir article sur la chronobiologie) et d’un jour à l’autre,
  • La partie pause définie dans la technique POMODORO, n’est pas très adaptée au travail en entreprise, en effet prendre 20 à 30 min de pause toutes les 2 heures n’est pas vu d’un bon œil,
  • Les pauses ne sont pas minutées la plupart du temps dans les applications de type POMODORO Timer et autres. Cela ne permet pas de savoir si on a bien respecté un temps de pause suffisant ou pas,
  • Temps comptabilisé en min, un affichage en heures serait bien plus pratique pour comptabiliser le temps travail sur semaine, mois, trimestre et année,
  • selon les personnes, l’aspect compte à rebours et sonnerie, peut être ressenti comme stressant

1.3 Comment utiliser efficacement la technique POMODORO

Ci-dessous quelques conseils pour tirer pleinement parti de la méthode POMODORO

Avant de commencer sa journée

Définir votre objectif principal ou la principale réalisation de la journée (The One Thing).

Visualisez la veille ou le matin tôt les différentes taches à réaliser dans la journée. Puis, estimez le plus précisément possible le nombre de POMODORO correspondant à chacune d’elle afin de vous assurer que celles-ci sont toutes réalisables dans la journée.

Pensez à placer une session Pomodoro de secours le matin et une en milieu ou fin d’après-midi pour gérer les imprévus et les urgences.

Avant une session POMODORO

Bien choisir une tache qui est réalisable dans un temps maximum de 25 min, si la tache requiert plus de temps alors prévoir plusieurs sessions de travail.

Prendre un temps en début de POMODORO pour visualiser le résultat que l’on souhaite atteindre et le cheminement pour y parvenir et réfléchir s’il est possible de prendre un raccourci pour faire le travail en moins de temps

Visualiser le résultat escompté et les grandes étapes du cheminement pour effectuer la tâche. Si le résultat n’est pas clair ou le cheminement pour aller vers le résultat, prenez 5 min pour clarifier cela.

Si les 2 sont clairs, posez-vous les questions suivantes :

  • Est-ce qu’il existe un cheminement plus rapide pour obtenir le même résultat
  • Est-il possible d’effectuer plus rapidement la tache sans trop dégrader la qualité du résultat.

Définir le résultat minimum à atteindre pour pouvoir cocher la case : tache terminée.

Motivez-vous en pensant au résultat final (bénéfice court/moyen terme) et en essayant de prendre du plaisir (bénéfice immédiat) dans la réalisation de la tâche.

Conditionnez-vous : Focus, no interruption, 25 minutes max, let’s go.

Pendant une session POMODORO

Lors du déroulement de votre session POMODORO de travail, outre  la réalisation de la tache concernée, plusieurs évènements peuvent se produire, comme :

  • Interruption, essayer d’écourter poliment l’interruption dans la mesure du possible,
  • Nouvelle tâche : Vous pensez à d’autres actions à réaliser, si cela prend moins de 2 min alors faites le de suite. Sinon noter la tache sur un papier/post-it ou fichier Word, Excel, ou autre,
  • Vous vous éparpillez ou éloignez de votre tâche en cours, recentrez-vous et pensez à l’objectif final associé à votre tâche en cours,
  • Difficulté ou impasse : vous êtes dans une impasse par rapport à votre tâche en cours à réaliser. Arrêter quelques minutes pour prendre du recul par rapport à celle-ci et lister des solutions alternatives que vous pourriez faire/tester dans une autre session POMODORO

Dans la mesure du possible, essayez de garder les 2-3 dernières minutes de votre session pour récapituler ce que vous avez fait.

Photo de Mike provenant de Pexels

Après une session POMODORO

 Si je finis la session dans le temps limite de 25 min ou avant, alors “wahou” je suis super content. Et si jamais je n’ai pas pu finir dans les temps, voilà ce que je fais :

  • si je pense pouvoir finir “le plus important” en moins de 5 min alors je prends ce temps pour le faire. C’est une manière de répondre à l’application de la loi de Carlson : « Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ».
  • sinon je prends 2-3 min pour récapituler ce qui reste à faire et si pertinent (urgent/utile) je programme de faire cela dans une de mes sessions tampons/buffer de la journée.

Une fois cela fait, j’essaye de prendre conscience que j’ai réussi à bien avancer sans être interrompu et suis satisfait d’être resté concentré. Puis hop, je fais une petite pause histoire de se faire du bien et de me ressourcer, même que 2 min. Car autant dire prendre 5 min de pause au bureau toutes les 25 min ce n’est pas toujours facile pour moi (alors je ne vous parle même pas des 20-30 min). Pour autant, j’ai conscience que c’est indispensable pour rester efficace tout au long de la journée et que c’est gagnant pour tout le monde.

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Image by rawpixel from Pixabay

Bien choisir sa pause : si on est en télétravail, il est plus facile d’aller marcher 2 min à la lumière du jour. Sinon, il est toujours possible de prendre le temps de reposer ses yeux, bien respirer, rêvasser ou boire une tasse de thé ou café. Sinon, il y a d’autres alternatives comme simplement aller à la fontaine à eau pour remplir sa bouteille d’eau ou marcher jusqu’à l’imprimante histoire de se dégourdir les jambes (la position assise de manière prolongée n’étant pas très bonne pour la santé à priori). 

2.     Technique Flow Time, alternative à la technique POMODORO ?

2.1 La technique Flow Time en bref

La technique Flowtime a été inventée par Read-Bivens pour pallier aux limitations de la technique POMODORO. Les principes du Flow Time sont les suivants:

  • Le mono tache
  • Suivre son niveau de concentration et s’arrêter lorsqu’on ressent une baisse de celui-ci

La technique Flow Time fonctionne de la manière suivante :

  1. Sélectionner une tâche à accomplir et  visualiser le résultat à obtenir,
  2. Lorsque vous êtes prêt à démarrer la tâche, démarrer votre chronomètre ou application ou simplement noter dans un cahier ou un fichier Excel, l’heure du début,
  3. En cas d’interruption ou distraction survenant pendant qu’on est en train de travailler, on note ce qui nous a interrompu dans notre tâche,
  4. Travailler jusqu’au moment où vous ressentez le besoin de faire une pause. Cela requiert une bonne connaissance de soi pour savoir détecter à partir de quand on commence à fatiguer, sentir de la lassitude ou qu’on ait plus assez concentré (à partir de là, on est sorti de sa zone aussi appelée « Flow »).
  5. Mentionner l’heure de fin sur votre cahier ou fichier Excel (ou stopper votre chronomètre, ou application),
  6. Prendre une pause en fonction de la durée de la session de travail que vous venez de finir, noter l’heure de fin de votre pause puis débuter une nouvelle séance de travail.

Il faut bien comprendre qu’avec la méthode Flow Time il n’y a pas de temps limite, c’est à chacun de définir à quel moment on est plus assez concentré pour s’arrêter et faire une pause. Cela demande aussi de la discipline pour, à partir de ce moment, accepter de s’arrêter pour se ressourcer,

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Image by rawpixel from Pixabay

2.2 Avantages et inconvénients de la technique Flow time

Tout au cours de la semaine précédente, j’ai utilisé la méthode Flow Time en remplacement de la technique POMODORO, et voici les avantages et inconvénients que j’ai pu constater.

Avantages

  • Permet de rester dans la zone de Flow sans être interrompu, zone dans laquelle on arrive à être concentré et productif à moindre effort,
  • Plus adaptée pour la réalisation de tâches qui demandent de la créativité et une concentration importante,
  • Augmente son niveau d’auto conscience, permet notamment de se rendre compte des moments de la journée où l’on est le plus productif et des moments où l’on est plus enclin à être distrait ou interrompu. Cela permet de définir les meilleures plages horaires, dans lesquelles prévoir les taches les plus dures ou celles nécessitant le plus de concentration,
  • Le fait de s’entrainer à savoir reconnaitre lorsqu’on est dans sa zone de Flow et lorsqu’on en sort, nous aide aussi à être plus à même de détecter les conditions qui favorisent ces moments permettant ainsi d’avoir plus de ces moments au cours d’une même journée,
  • En l’absence de temps limite pour réaliser une tache, le gros risque encouru c’est de passer bien plus de temps que prévu sur cette tâche en accord avec la loi de Parkinson selon laquelle “le temps se dilate pour occuper l’ensemble du temps disponible pour effectuer une tache”.
  • Permet de savoir combien de temps on passe sur chaque tache, permet de le confronter au temps prévu et donc de faire de meilleures estimations par la suite.

Inconvénients

  • C’est une technique qui demande de la pratique avant de pouvoir être correctement utilisée, à moins d’avoir une très bonne connaissance de soi, je doute qu’une semaine de pratique suffise pour tirer réellement parti de cette technique,
  • Demande une plus grande maitrise et connaissance de soi (savoir lorsqu’on est plus concentré, savoir s’arrêter pour faire une pause, etc.),
  • Incite moins à faire des pauses qu’avec la technique POMODORO,
  • Incite pas beaucoup à terminer des taches, encore moins dans un temps imparti donné,
  • La méthode n’est pas très adaptée les jours où on est particulièrement fatigué, distrait ou dispersé,
  • Il est plus dur d’avoir une vision claire du nombre de sessions à réaliser dans la journée par rapport à la technique Pomodoro pour laquelle il est très facile de définir à l’avance un nombre de sessions à réaliser.  
  • La méthode Flow Time peut aussi quelque part être une source de stress dans la mesure où l’on ne sait pas s’il sera possible de finir ce qu’on a prévu de faire dans la journée.

2.3 Comment utiliser efficacement la technique Flow Time

Lorsqu’on débute dans l’utilisation de la technique Flow Time, il est recommandé de commencer par des taches pas trop longues afin de permettre de se familiariser avec le fait de détecter le moment opportun pour prendre une pause. Cela évitera de se retrouver trop fatigué, car lorsqu’on débute la pratique de cette technique, où on a tendance à s’arrêter trop tard.

Une autre bonne pratique mais qui est aussi valable pour la technique Pomodoro et lorsqu’une idée supplémentaire de tache vous vient et que vous ne l’avez pas prévu dans votre session alors notez là sur une feuille pour vous en souvenir. Néanmoins si celle-ci prend moins de 2 minutes à réaliser (the 2 min rule) mieux vaut la réaliser directement plutôt que de la noter.

Un autre point important pour maximiser sa pratique de la technique Flow Time est de noter la raison de toute interruption (email, appel téléphonique, sollicitation externe, etc.) qui peut se produire pendant sa session de travail. Cela est très utile pour bien comprendre les sources de distractions/interruptions les plus fréquentes pour essayer de les minimiser autant que possible, voir les éradiquer (une méthode simple et efficace, mais pas toujours possible, mettre en mode avion son portable et fermer sa boite mail).

Concernant le temps de pause il varie en fonction de la durée de la session de travail (5 min pour 25 min, 10 min pour 50 à 90 min de travail) mais pour autant il n’y a pas de règle car ce qui compte le plus dans la technique du Flow c’est d’être à l’écoute de soi et donc si on a besoin de faire 10 min de pause après 35 min de travail pour ensuite être bien ressourcé alors mieux vaut le faire.

3.     Comment combiner les avantages des techniques POMODORO et Flow Time

Méthode 1 : utiliser tantôt la technique du POMODORO tantôt la technique Flow Time

Vous êtes à l’aise aussi bien avec la technique POMODORO que Flowtime

Très bien, alors pourquoi ne pas tirer le meilleur parti des 2 techniques en utilisant tantôt l’une, tantôt l’autre.

Ok mais concrètement comment savoir laquelle utiliser dans telle ou telle circonstance ?

Personnellement, j’aurais plus tendance à utiliser la méthode POMODORO dans l’un des cas suivants :

  • Je dispose de faibles créneaux de travail (< 30-45) sans interruption,
  • J’ai du mal à commencer la tache ou je n’ai pas forcément très envie de la faire,
  • Je dois absolument avoir accompli cette tache dans un minimum de temps imparti,
  • Je suis fatigué et j’ai un peu de mal à avancer.

En effet, dans un environnement très compétitif et avec peu de temps ou d’énergie disponible ou avec un emploi du temps morcelé, la technique Flow Time ne me semble pas très adaptée.

Au contraire, j’aurais tendance plus à privilégier la technique Flow Time dans l’un des cas suivants :

  • La tâche requiert pas mal de créativité,
  • La tâche consiste à résoudre un problème complexe,
  • Je suis en forme et focus.

Méthode 2 : Mixer les 2 approches  

Vous êtes plus adepte de la technique POMODORO

Si on est adepte de la technique Pomodoro et que la technique Flow Time n’est pas très adaptée à soi ou aux taches qu’on a à réaliser, on peut très bien essayer de tirer parti de la technique Flow Time.

En effet, il est tout à fait possible de pratiquer la méthode Flow Time ne serait-ce que pour apprendre à mieux se connaitre et savoir quelle durée de session de travail est plus optimale pour soi. En effet dans certaines applications du POMODORO, il est possible de régler la durée d’une session de travail. C’est vrai après tout, pourquoi s’obliger à s’interrompre si on sait qu’on peut facilement travailler par bloc de 30, 35 ou 40 min ?

Avec la méthode flow time, comme on suit aussi ses temps de pause et que ces derniers varient en fonction de la durée de session de travail, on peut aussi mieux définir quelle est la durée et la fréquence de pause qui serait plus optimale pour nous dans le cadre de la technique POMODORO.

Enfin une autre façon de mixer les approches des techniques POMODORO et Flow Time est d’utiliser la technique POMODORO avec une longueur de session de travail qui varie en fonction de son niveau d’énergie. Par exemple, si vous êtes plus performant le matin, vous pouvez privilégier des sessions plus longues le matin (par exemple 35-45 min) et plus courtes l’après-midi (20 – 25min).

Vous êtes plus adepte de la technique Flow Time

Si vous avez du mal à vous arrêter pour prendre une pause ou que vous avez tendance à vous disperser dans l’accomplissement de votre tâche. Mais pour autant, vous arrivez mieux à suivre la méthode Flow Time que la méthode POMODORO, alors il peut être bien tout simplement de mettre une alarme de fin afin de vous obliger à vous arrêter au bout d’un certain moment.

Ok, mais quelle durée mettre ?

Ca dépend vous, de votre niveau d’énergie. Disons essayons tout de même de ne pas dépasser au maximum les 1h30 – 2h max de travail défilé sous risque d’être trop fatigué après.

4.     Personnellement comment je compte les utiliser

Par rapport à ma façon de travailler, mes besoins sont plus les suivants :

  • Besoin d’être incité à faire des pauses,
  • Besoin de finir la tâche,
  • Besoin de ne pas trop me disperser,
  • Besoin de ne pas être trop interrompu.

Par rapport à mes besoins, je prévois d’utiliser préférentiellement la méthode POMODORO version revisitée (avec durée variable des taches) sans pour autant renoncer à utiliser la technique Flow Time sur des taches spécifiques demandant une grosse créativité ou pour de la résolution de problème.

5.     C’est à vous

Je vous invite à essayer, chacune de ces 2 méthodes pendant au moins 1 semaine, puis de faire le point sur leurs apports respectifs de ces 2 techniques sur votre performance et qualité de travail.

Enfin, noter vos 3 à 5 besoins les plus importants. En partant de ceux-ci, définissez comment utiliser au mieux ces techniques pour vous.

Pour la méthode POMODORO, vous avez pas mal d’applications iOS et Android comme Focus Timer Reborn.  Une autre application sympa parmi d’autres est l’appli Forest (gratuite avec publicité ou payante sans pub, coute moins de 1€) pour con côté ludique.

Si vous travailler sur ordinateur et que vous voulez évitez d’avoir à trifouiller tout le temps votre téléphone portable, il y a un site très pratique au design assez épuré. Ce site propose un POMODORO épuré où l’on peut minuter à la fois ses sessions de travail et de pause tout en pouvant régler les durées et aussi afficher un rapport, il s’agit du site POMOFOCUS.IO

Pour la technique Flow Time, vous pouvez utiliser l’extension gratuite Chrome suivante : FlowTime. Cette extension permet de minuter à la fois ses temps de pause et de travail mais ne garde aucun historique.

6.     Ce qu’il faut retenir

Ce n’est pas parce qu’une technique est populaire (comme la technique POMODORO) qu’elle est pour autant adaptée à soi.

Chaque technique a ses avantages et inconvénients, l’important est de bien comprendre comment utiliser une technique, la tester concrètement et voir si celle-ci nous est bénéfique et voir ensuite pour l’adapter à sa pratique

Si vous souhaitez aller plus loin dans la pratique de l’une ou l’autre de ces 2 techniques, vous pouvez vous plonger dans les livres suivants :

Si cet article vous a plu, et que vous avez découvert des choses intéressantes, merci de me le dire dans les commentaires, j’en serai ravi : )

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