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Défi 8-10 – gagner du temps en améliorant la collecte de la donnée

Lors de la huitième semaine de mon défi, pour gagner du temps et en efficacité, j’ai voulu implémenter la première habitude de la technique de Léo Babauta Zen To Done (ZTD).

Il s’agit d’avoir des systèmes de collecte de donnée bien définis en essayant de réduire leur nombre au minimum. A noter que le concept des boîtes de réception ou collecte de données vient de David Allen. Mettre en place des boîtes de réception constitue la première étape de la méthode Getting Things Done (GTD) de ce dernier.

Avec le recul, je ne sais pas ce qui m’a pris de vouloir faire cela ! et je vais partager avec vous en quoi je me suis pris une grosse claque.

Que préconise Léo Babauta en termes de collecte de la donnée pour gagner du temps ?

Les 10 habitudes Zen de ZTD

Parmi les 10 habitudes définies dans la méthode Zen To Done de Léo Babauta qui sont :

  • Habitude 1 : Collecter
  • Habitude 2 : Traiter les éléments de vos boîtes d’entrée
  • Habitude 3 : Planifier
  • Habitude 4 : Faire une chose à la fois sans distractions
  • Habitude 5 : Simplifier pour avoir un système simple et fiable
  • Habitude 6 : Placer chaque chose à sa place
  • Habitude 7 : Faire une revue hebdomadaire
  • Habitude 8 : Éliminer le superflu
  • Habitude 9 : Mettre en place des routines
  • Habitude 10 : Trouver votre passion

La 1ère habitude est doublement importante car c’est le point de départ pour les habitudes 2 à 4, et si celle-ci est mal gérée alors les autres habitudes en pâtissent et perdent en efficience.

Lorsqu’on lit la méthode GTD (collecter correspond à la première étape de GTD) ou celle de Léo Babauta ZTD, il est vrai que les choses semblent assez logiques et on n’est pas très surpris en soi.

Les systèmes de collecte recommandés par Léo Babauta

Comme le souligne à juste titre Léo Babauta dans son livre, le fait de ne pas avoir un mis en place un système de collecte des données, papiers et e-mails permettant de maintenir l’ensemble de ces éléments organisés est problématique à plusieurs titres :

  • On peut passer à côté de choses importantes à faire.
  • On perd de l’information.
  • On perd du temps. (pour définir ce qui doit être traité, pour retrouver l’information, etc.)
  • Etc.

Léo lui recommande d’avoir le minimum de boîtes de collecte, idéalement entre 4 et 7.

  • Pour les papiers physiques, il recommande d’avoir une seule et unique boîte, bannette ou autre dans laquelle placer son courrier physique.
  • Pour les entrées de type informations, actions, idées, rendez-vous, etc., il recommande d’utiliser un petit carnet de notes (ou un système de cartes indexées) que l’on peut emporter tout le temps avec soi afin d’y noter l’ensemble des entrées à se souvenir.
  • Pour les e-mails, il recommande dans la mesure du possible d’avoir une seule boîte mail qui regroupe les mails de l’ensemble de nos adresses mail (pro et perso). 

L’important étant d’avoir un minimum de boîtes de collecte définies et de collecter impérativement les éléments dans celles-ci afin de gagner du temps.

boite_reception_collecte_classement

La collecte de la donnée, ce n’est clairement pas mon point fort, mais de là…

J’avais conscience que la collecte de la donnée, n’étant pas trop mon fort. Pour le reste, je suis assez organisé, mais sur cette étape, j’ai toujours ressenti un manque réel d’organisation et plus particulièrement de rationalisation.

En effet, j’ai différents systèmes assez bien établis pour collecter mes différents types d’entrée mais en faisant l’exercice jamais je n’aurais pu imaginer faire un tel constat. Je pourrai gagner du temps à la pelle en diminuant le nombre de mes boîtes de réception.

En quoi je me suis pris une grosse claque ?

La première étape consiste à lister l’ensemble de ces boîtes de réception physiques et virtuelles.

Une fois l’exercice effectué, le verdict est tombé, j’avais plus de 50 boîtes de collecte, ça pique !!! 

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  • Collecte des papiers physiques : 4 boîtes (1 pro et 3 perso : sur le coin de la grande table, sur le bureau, et le tiroir du bureau)
  • Collecte de mes rendez-vous : 4 boîtes (calendrier physique pour les rendez-vous des enfants, calendrier téléphone, calendrier dans le Cloud et calendrier pro Outlook)
  • Collecte de mes mails : 5 boîtes (1 pro et 4 perso avec 4 systèmes différents de boîte de messagerie)
  • Collecte de mes taches, notes et idées : 9 boîtes (Post-it, agenda physique, application agenda, appli type Evernote ou Google Keep, fichiers Excel, journal perso, bullet journal, feuilles volantes par moment)
  • Média sociaux : 6 boîtes en tout
  • Messages écrits ou vocaux : 6 boîtes (SMS/MMS, whatsapp, messenger, skype, Teams, boîte vocale)
  • Contacts : 4 boîtes (Outlook, messagerie mails, téléphone, fichier Excel, répertoire tel papier)
  • Mot de passe: > 5 boîtes alors là, il y en a un peu de partout (ça sera une de mes prochaines actions correctives)
  • Fichiers informatiques : > 8 boîtes (PC pro, PC perso, clé USB, disques durs, fichiers cloud pro et perso, téléphone, etc.)

Quand je repense à ce que préconise Léo Babauta, à savoir, avoir idéalement 4 à 7 boîtes d’entrée pour tout centraliser, je me dis que je suis très loin du compte : ( 

gagner du temps  rationaliser_boite_collecte_donnees

Après quand on ne travaille pas de chez soi ou qu’on n’est pas indépendant ou dirigeant, on a rapidement 2 fois plus de boîtes d’entrée du fait de la nécessité d’en utiliser spécifiquement pour son travail. En effet, il n’est pas toujours possible de regrouper soit physiquement (une boîte de réception papiers physiques de chez soi et une au bureau) soit d’un point de vue sécurité ou confidentialité (on ne va pas mettre tous les fichiers de la société dans le cloud avec également ces fichiers perso !) ces boîtes d’entrée pro et perso.

Pour autant, je ne cherche pas d’excuse et 50 boîtes de réception, c’est beaucoup, beaucoup trop. Je ne risque pas de gagner du temps avec autant de boîtes.

En découvrant cela, je me suis déjà pris une bonne petite claque. C’est après en mettant les mains dedans que je me suis vraiment rendu compte de l’ampleur des choses et que j’ai pris un bon coup de bambou sur la tête. Ouche, ça fait mal !

Qu’est-ce que j’ai fait pour passer du chaos à plus d’organisation ?

Avec autant de boîtes utilisées, j’ai commencé à rationaliser là où le bât blesse le plus.

Rapidement, je me suis rendu compte que cela serait extrêmement chaud de tout rationaliser en moins d’une semaine, car cela me demanderait pas mal de temps que je ne pourrai pas dégager sur la semaine entre mon travail, la vie de famille et perso, le blog et autres projets.

La collecte de mes taches, notes et idées :

J’ai compris que j’avais les 2 défauts principaux suivants dans la collecte de mes taches, notes et idées :

  1. Mélanger à la fois l’utilisation des supports papier et informatique
  2. Pour l’utilisation papier, j’ai depuis longtemps pris la mauvaise habitude d’écrire avec ce que j’ai directement sous la main même si le support n’est pas fait pour cela (agenda, bullet journal, etc.), de ce fait l’information est éparpillée sur une multitude de supports.

J’ai également supprimé l’utilisation des post-it et des feuilles volantes (de vieilles habitudes qu’il va falloir remplacer) car cela a tendance à trop encombrer visuellement mon bureau et cela me fait gagner du temps de pas avoir à rassembler toutes mes notes.

Puis je me suis posé la question de savoir dans quel cas l’utilisation de support papier est plus utile pour moi et dans quel cas l’utilisation de supports informatiques (applications ou fichiers) est plus adaptée.

J’ai donc choisi le papier pour le Journaling.

Pour ce qui est d’enregistrer les idées et notes, je préfère utiliser une application sur mon smartphone, car plus facilement réutilisable, classable, archivable et transférable. Et le fait de d’avoir sur moi en permanence en petit carnet et un stylo ne me plaît pas beaucoup.

Pour la gestion des tâches, j’ai encore un mix entre le support papier et le support informatique selon qu’il s’agisse de ma masterlist (ensemble des taches, toutes n’étant pas forcément à réaliser, pour faire le tri, j’utilise la méthode ABCDE pour cela, super méthode que je vous recommande car elle me fait gagner beaucoup de temps) ou de mes tâches à réaliser. 

Au final, je suis passé de 9 boîtes à 4. Ce qui est un bon début.

La collecte de mes mails :

J’ai regroupé par système de messagerie et j’ai éliminé un système de messagerie. Ce qui me fait désormais 3 boîtes au lieu de 5. Pour cela, j’ai utilisé la fonction qui permet de recevoir (comme d’envoyer) les courriers de différentes boîtes mail dans une même boîte mail.

collecte_mail_boite_messagerie

Collecte des papiers physiques :

Ce n’est pas là où j’avais le plus de boîtes. Mais le fait de voir des tas de papiers dans ces 3 boîtes physiques en attente n’est pas super agréable surtout quand on le voit tous les jours. Cela a été l’occasion de les classer en vue de les traiter.

gagner du temps trier pile_de_papiers

J’ai désormais plus qu’une seule boîte physique perso et une pro, ce qui est beaucoup plus agréable visuellement et tellement plus efficace en terme de gain de temps.

creation_boite_collecte_papier_physique

La collecte des fichiers informatiques :

Là cela a été un gros chantier pour réduire le nombre de boîtes d’entrée. Cela m’a pris plusieurs heures de tri, classement, fusion et autres. Un outil très pratique qui m’a fait gagner beaucoup de temps, est le logiciel FreeFileSync qui permet de comparer facilement 2 dossiers et de mettre à jour le contenu d’un fichier vers l’autre en 2 clics ou de synchroniser le contenu des 2 fichiers et va copier automatiquement dans un dossier comme dans l’autre les fichiers manquants. Aucun besoin d’aller faire des comparaisons et copies manuelles. FreeFileSync fait tout le travail pour vous. C’est un outil que j’utilise depuis plus de 4 ans, et il m’a fait gagner de nombreuses heures.

A l’heure, où j’écris ces quelques lignes, je n’ai pas encore finalisé la rationalisation de ceux-ci mais au lieu de 9 je suis passé à 6 et je compte passer à 5 dont 2 à titre professionnel (PC portable + compte pro dans le cloud) que je ne peux pas changer.

A l’intérieur de mon système de collecte principal, j’ai fait des regroupements de manière à diminuer le nombre de dossiers et la profondeur d’arborescence des fichiers en essayant idéalement d’avoir 5 à 10 sous-dossiers par dossier.

gagner_temps_tri_fichiers_informatiques

Redéfinir l’arborescence de ses dossiers est aussi quelque chose qui prend pas mal de temps et qui peut poser quelques pertes de temps au tout début car il faut le temps de s’habituer à ce “nouveau classement de fichiers” et ceci, du moins au début, est forcément moins rapide qu’avec l’ancien système de classement ou l’ensemble des chemins d’accès à force de répétition s’étaient bien ancrés dans ma mémoire.

C’est pourquoi ce type de remaniement est à faire si cela devient vraiment nécessaire et avec le plus de prudence possible. Cela me semble viable si on arrive à définir une arborescence au moins 2 fois plus simples et un classement plus intuitif afin d’être gagnant, sur le moyen terme, en terme de temps passé à rechercher ses fichiers.

Que me reste-t-il à faire ?

Au final, en moins d’une semaine j’aurais éliminé 14 boîtes sur les 50, c’est déjà pas mal, mais cela reste insuffisant à ce stade.

Il faudrait que j’arrive à diminuer mon nombre de boîtes de collecte de données à 20-25. Ce qui me demande de repenser complètement mes systèmes de collecte.

Je pense me concentrer sur 4 points, car ce sont ceux qui me font perdre le plus de temps et le plus d’informations:

  • La collecte de mes taches, notes et idées : passer de 4 boîtes à 2 plus tard (1 pour les tâches/journaling et 1 pour les notes et idées)
  • La collecte de mes mails : passage de 3 à 2 boîtes
  • Fichiers informatiques : passage de 5 à 3 boîtes

Après, il faut que je comptabilise mieux mes boîtes de collecte en faisant le distinguo entre la fonction de collecte et la fonction de stockage/archivage des entrées.

En effet, le but d’une boîte de collecte est de stocker temporairement des éléments en vue de les traiter, c’est la deuxième étape de la méthode GTD (à faire de suite, à planifier, en attente de, archivage ou poubelle). Seulement une fois que la donnée d’entrée a été traitée, elle est mise dans un système d’archivage ou classement pour une durée donnée.

optimiser_temps_boite_collecte_papiers_physiques_classement

Pour autant, il n’est pas toujours simple de faire la distinction, car souvent le même système est utilisé pour la collecte et pour l’archivage. Par exemple, quelqu’un vous donne son numéro de téléphone, vous allez directement l’enregistrer dans votre répertoire de téléphone sans passer par une boîte de collecte intermédiaire. Dans ce cas-là, votre répertoire de téléphone joue le rôle à la fois de boîte de collecte et de boîte de stockage. D’ailleurs en y regardant de plus près peut-être avez-vous pas 1 boîte, mais 3 boîtes. Qui ne sait jamais fait piéger lors d’un changement de téléphone entre ses contacts sur la carte SIM et ceux dans la mémoire du téléphone, ou ceux désormais synchronisés dans votre icloud ou compte Android. Donc réellement, vous avez 3 boîtes, mais si celles-ci sont synchronisés alors vous en avez plus qu’une : )

Il est souvent fait de même pour nos fichiers informatiques si on les classe immédiatement alors les dossiers dans lesquels on les archive joue à la fois le rôle de collecte et de stockage. Par contre dans le cas où l’on télécharge un fichier depuis son explorateur, le dossier Enregistrement constitue la boîte de collecte intermédiaire. Il en est de même lorsqu’on enregistre des fichiers sur son bureau, le bureau devient alors une boîte de collecte puisqu’elle sert de zone tampon avant le classement/tri de vos fichiers (certaines ne seront pas archivées et iront directement à la poubelle).

Comment pourriez-vous vous aussi gagner du temps grâce à cette habitude 1 de la méthode Zen To Done ?

Pour être à même d’appliquer les quatre étapes suivantes de la méthode GTD sans s’arracher les cheveux, il est primordial de faire ce travail de rationalisation de ces boîtes de collecte, car tout part de là. Si votre système de collecte est une usine à gaz comme le mien, alors dur dur…, c’est pourquoi je vais m’atteler à le rationaliser au mieux pour enfin gagner du temps sur cette étape de collecte.

Je vous propose de faire à votre tour l’exercice de recenser l’ensemble de vos boîtes physiques et numériques chez vous et au bureau et voyez par où commencer pour rationaliser, comme le préconise Léo Babauta dans sa méthode Zen to Done, le nombre de vos boîtes de collecte.

Boîtes de collecte Nombre actuel de boîtes de collecte Nombre de boîtes de collecte après rationalisation
Collecte des papiers physiques    
Collecte de mes
rendez-vous
   
Collecte de mes
mails
   
Collecte de mes
taches, notes
et idées
   
Média sociaux    
Messages écrits
ou vocaux
   
Contacts    
Mot de passe    
Fichiers
informatiques
   

N’hésitez pas à partager dans les commentaires le nombre total de vos boîtes de collecte, cela serait intéressant à partager : )

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4 Comments

  • Amélie

    Salut Johann,

    Super intéressant comme exercice!!

    Pour ma part, j’ai 2 boites pro et une perso mais vu que je suis indépendante, j’avais déjà prévu de regrouper tout ça! et je n’ai qu’un système de collecte de tâches: TRELLO qui est sur mon ordi et sur mon portable. Je n’ai également qu’un fichier de récolte de mots de passe.

    Pour les rendez-vous, j’ai le calendrier sur gmail et sur mon portable mais je les rentre uniquement sur ordinateur, le portable me sert uniquement à les consulter.

    Pour les papiers physique, je n’ai qu’une seule boite: dans mon entrée qui me permet de stocker les papiers qui ne sont pas encore traités.

    Par contre pour les médias sociaux, là c’est la cata ! idem pour les fichiers informatiques!

    L’exercice permet vraiment de réaliser nos points d’amélioration ! Merci Johann! Très belle semaine!

    • Johann

      Bonjour Amélie,

      Merci pour ton retour sur ton système d’organisation. Comme tu le mentionnes on a toujours des points d’amélioration, le tout est de prendre conscience là où l’on doit s’améliorer.

      @ Bientôt
      Johann

  • Créer, recycler, coudre !

    Bonjour !
    Wow ! c’est un sacré travail ! J’ai également un agenda (surtout pour le pro), un bujo (qui reste sur mon bureau, essentiellement pour regrouper toutes les infos pratiques, tels que les numéros de téléphone) mais que j’alimente très peu, un carnet d’idées.
    Informatiquement, j’ai evernote, le bloc-notes de mon téléphone, des photos (de mes petits papiers!) , et un fichier excel avec to do list.
    Que penses-tu des organizer ? des productivity planner ? j’ai peur que ce soit encore un accessoire, de surcroît encombrant.
    Tout regrouper dans le téléphone ? il y a deux semaines, j’ai fait tomber le mien, et pouf ! Tout supprimé ! Néanmoins, je ne suis pas sûre que le cloud fonctionne bien (par ex, je ne retrouve pas mes fichiers google docs de mon téléphone, sur le google doc que je consulte sur mon ordinateur).

    • Johann

      Merci beaucoup pour ton retour et partage. Quelques réponses à tes questions.

      Pour les productivity planner/journal, cela est également un bon outil. Le tout est de choisir ce qui te convient le mieux entre un agenda classique, un bullet journal (permet libre cours à ta créativité) et un productivity planner (plus structuré).

      Pour les appli dans le Cloud, j’utilise Dropbox et Google docs depuis plusieurs années et ça marche franchement bien, as-tu vérifié que tu étais loggé avec le même compte Gmail ou Google sur à la fois ton ordinateur et ton téléphone.

      @ +
      Johann

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