Prioriser les taches

Défi 6-10, Prioriser les taches, matrice d’Eisenhower ou méthode MoSCoW ?

Dans mon précédent article, je vous ai parlé de l’utilisation combinée des méthodes SMART et OKR et de leur utilité pour définir ses objectifs et comment les utiliser au mieux.

Une fois un plan d’actions défini, on est très motivé et on réalise assez facilement les premières actions. Puis au fil du temps on commence à avancer de plus en plus lentement et prendre du retard. Cela peut être dû à des mauvaises raisons comme à de bonnes raisons, comme par exemple le fait d’avoir plein d’idées intéressantes qui nous viennent au fur et à mesure qu’on avance. Or à avoir trop d’idées c’est là que les choses peuvent se gâter rapidement, en effet, quoi de plus frustrant que des listes de taches à rallonge à n’en plus finir. Cela devient contre-productif et stressant car on sait très bien qu’il sera très difficile de réussir à faire l’ensemble de ces taches.

Pour éviter de tomber dans ce piège des nouvelles idées, il est fondamental de réussir à faire le tri et d’élaguer sa liste de taches. Avez-vous vous aussi déjà eu des listes de taches à rallonge ou votre calendrier surbooké. Si oui, je vais justement vous parler de 2 méthodes utiles permettant de filtrer et prioriser sa liste de taches lorsque celle-ci devient trop longue. Une des 2 méthodes, la matrice d’Eisenhower est assez connue et pourtant je vous ai réservé une petite surprise sur celle-ci.

Alors très bonne lecture pour découvrir ce que je vous ai concocté cette semaine.

‘’Les choses qui importent le plus ne doivent pas être à la merci de celles qui importent le moins’’.

Johann Wolfgang von Goethe

J’ai découvert il y a peu de temps que le prénom de Goethe était Johann, trop marrant : )

1. Qu’appelle-t-on la matrice d’Eisenhower

On doit cette matrice au défunt président américain Dwight David Eisenhower, qui considérait à la fois le degré d’importance et d’urgence de ses taches pour choisir:

  1. Lesquelles ne pas faire (il est important de commencer par là pour alléger sa liste)
  2. Lesquelles faire, et parmi celles-ci lesquelles faire en priorité.
Definir les priorites des taches
Image par Mohamed Hassan de Pixabay

Lui-même à ce sujet avait cette petite phrase :

 “I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”

Dwight D. Eisenhower”

Sa productivité et efficacité hors du commun ne peuvent se résumer à cette seule méthode mais il s’agit d’une méthode simple et efficace qui a surement contribué significativement à ses réalisations.

Quelles différences entre Important et Urgent ?

Petit rappel, sur ces 2 notions qu’Eisenhower distingue tout particulièrement :

L’important : il s’agit de taches qui ont une contribution importante en termes d’atteinte de nos objectifs, que ces derniers soit professionnels ou personnels. La plupart du temps ce qui est Important n’est pas forcément Urgent comme le soulignait Eisenhower.

L’urgent : Il s’agit de taches qui nécessitent d’être réalisé à court terme ou très court terme. Il peut s’agir de différents types de taches :

  • Taches qui demandent une action immédiate comme répondre à un appel téléphonique ou renseigner un client.
  • Taches qui ont une échéance très proche comme écrire un courrier recommandé ou simplement de payer une facture. Notons que cette dernière tache, selon l’échéance de celle-ci peut être classée ou pas dans la catégorie urgente. En effet, s’il nous reste plus que 2 jours pour la payer, on est clairement dans la catégorie « urgent » par contre s’il reste 30 jours avant l’échéance alors elle n’est pas à considérer comme urgente, du moins pour l’instant.
  • Taches qui si elles ne sont pas réalisées rapidement peuvent avoir des conséquences importantes. Il s’agit par exemple de taches comme amener son enfant malade chez le pédiatre, soigner une rage de dents, aller à l’hôpital pour une appendicite, faire réparer un pneu crevé ou déficient avant de faire de l’autoroute, etc…

La matrice d’Eisenhower, est-ce un outil indispensable pour faire le tri ?

La matrice d’Eisenhower comporte 2 axes : l’Urgent et l’Important, qui permettent de scinder la matrice en 4 quadrants.

Pour chaque tache inscrit sur Master List (liste brute regroupant l’ensemble de ses taches encore non filtrée et triée, ce qui est différent d’une To-Do-List qui regroupe les taches à faire) il faut se poser les 2 questions suivantes :

  • Est-ce que cette tâche est urgente ?
  • Est-ce qu’elle est importante ?

Répondre à ses 2 questions permet de classer chaque tache dans l’un des quatre quadrants suivants

  • Quadrant 1 : Urgent et Important
  • Quadrant 2 : Urgent et Non Important
  • Quadrant 3 : Non Urgent et Important
  • Quadrant 4 : Non urgent et Non Important
Matrice_eisenhower_urgent_important-quadrants

L’appartenance à tel ou tel quadrant permet de définir les groupes servant à prioriser ses taches (d’ailleurs les numéros des quadrants correspondent ici à l’ordre de priorité)

Prioriser taches Matrice_eisenhower_urgent_important_sequence

Dans cette courte vidéo de 2min20, l’utilisation des quatre quadrants est présentée.

2. En quoi consiste la méthode MoSCoW ?  

Pourquoi appelle-t-on cette méthode la méthode MoSCoW ? Bonne question, vous avez du surement remarquer la présence de lettre minuscules et majuscules. Les ‘’o’’ minuscules ont simplement été rajoutés pour faciliter la prononciation de cette méthode qui sinon ce serait appelée MSCW, c’est clair que tout de suite c’est beaucoup moins pratique et sexy comme nom de méthode.

MoSCoW est l’acronyme de Must Should Could Won’t.

On doit cette technique à Dai Clegg qui l’a développé en 1994 alors qu’il était consultant chez Oracle UK.

A la base, il ne s’agit pas d’une méthode pour prioriser les taches mais d’une méthode de priorisation des exigences fonctionnelles et non fonctionnelles utilisée pour le développement de logiciels.

Méthode MoSCoW  – La version originale

Ci-dessous j’ai traduit en français la définition de ces 4 catégories à la partir de la version anglaise trouvée sur le site  de stormsoftwaredevelopment.com. Si vous souhaitez lire la version anglaise, je vous ai mis le lien ici.  

MUST: exigence qui doit être absolument satisfaite à la fin du développement sous peine que le développement soit considéré comme un échec. 

SHOULD: exigence qui doit être satisfaite à la fin du développement, dans la mesure du possible (cout, délais, etc.). Si jamais cette exigence ne peut être tenue, il est néanmoins possible de la satisfaire par d’autres moyens. La non-tenue de cette exigence ne remet pas en cause la viabilité du développement.

COULD: exigence souhaitée par le Client en fin de développement mais qui n’est pas considéré comme critique. Ce type d’exigence est souvent formalisé sous la forme d’option qui peuvent être réalisées si le budget, les ressources et le temps le permettent.

WON’T: exigence pour laquelle il a été préalablement convenu avec le Client qu’elle ne serait pas réalisée dans la version finale du développement mais qui pourrait très bien être inclus dans une autre phase de développement ultérieure.

Cette méthode a depuis été reprise afin de prioriser les exigences fonctionnelles en cas de sous-traitance et elle est aussi désormais utiliser pour prioriser des taches.

Pour l’application de cette méthode dans le domaine informatique vous pouvez consultez le lien suivant : https://www.interaction-design.org/literature/article/making-your-ux-life-easier-with-the-moscow

Méthode MoSCoW  – La version revisitée pour prioriser ses taches de la semaine

A noter que comme fait d’ailleurs dans le cas d’un développement logiciel, on peut utiliser cette technique sur différente échelle de temps comme 5 ans, 1 an, l’année en cours, les 30 prochains jours, la semaine en cours, le jour suivant.

Ci-dessous, je vous ai mis une définition des critères Must Should, Could et Won’t dans le cadre d’une priorisation de ces taches à la semaine, car je préfère de loin utiliser cette méthode à la semaine qu’à la journée : ) 

Cette méthode simple d’utilisation permet de classer ses taches en 4 catégories sur la période qu’on considère (ici la semaine prochaine), estimé au jour où l’on fait cet exercice (le dimanche soir ou lundi matin par exemple).

Prioriser les taches Methode MoSCoW
  • Must have: rentre dans cette catégorie, une tache qui est vraiment cruciale à faire dans la semaine
  • Should have: il s’agit de taches importantes à réaliser dans la semaine mais qui ne sont pas cruciales au point de devoir être absolument réalisées dans la semaine
  • Could have: en général il s’agit des taches que l’on considère comme des “petits plus“ (équivalent à ‘’Nice to have” en anglais), elles apportent leur contribution, mais leur impact reste relativement limité.
  • Won’t have : il s’agit de taches qui n’ont pas besoin d’être réalisées à ce stade, ce qui n’empêchent pas qu’elles puissent devenir utiles ou nécessaire par la suite. Il peut aussi s’agir de taches superflues qui n’ont pas de réelle contribution ou valeur ajoutée.

Si vous avez lu mon article  Comment appliquer la loi de Pareto 80-20 pour prioriser ses tâches, alors cette méthode devrait vous rappeler la méthode ABCDE de Brian Tracy.

MoSCoW_versus_ABCDE

L’infographie ci-dessous fait le parallèle entre la méthode ABCDE de Brian Tracy et la méthode MoSCoW.

La principale différence entre ces 2 méthodes est l’existence d’une 5ème catégorie dans la méthode ABCDE pour les taches à déléguer, ce qui est fort utile d’ailleurs.

3. Les difficultés que j’ai rencontrées dans la mise en pratique 

Voici pour chaque méthode prise séparément les difficultés et inconvénients que j’ai noté dans leur pratique

Méthode MoSCoW

Mes difficultés

  • Pas toujours facile de mettre beaucoup de taches dans la catégorie W – WON’T. J’ai plus tendance à les mettre dans la catégorie C, ce qui m’oblige à refaire une 2ème passe pour faire passer quelques taches de la catégorie C à la W.
  • J’ai beaucoup de mal à ne pas faire quelques taches de la catégorie C, ces taches étant souvent faciles à réaliser, elles sont un peu comme des friandises faciles à croquer. Le problème c’est que de trop en manger n’est pas bon et que cela devient une mauvaise habitude (le sucre appelle le sucre, ou la facilité appelle la facilité).

Inconvénients

  • Pas d’ordre de réalisation des taches au sein d’une même catégorie
  • Pas de prise en compte de l’interdépendance entre certaines taches

Matrice d’Eisenhower

Mes difficultés

  • Du fait simplement de voir les taches présentes dans la catégorie « Non urgent & Non important », j’ai tendance à faire plusieurs de ces taches quand j’ai moins de motivation. Pour éviter cela, ma petite astuce consiste à cacher ces taches en choisissant le blanc sous Excel comme couleur d’écriture, ce qui m’évite de les voir et donc d’y penser. C’est bête comme un chou mais tellement efficace.

Inconvénients

  • Pas d’ordonnancement des taches et pas de système de planification.
  • Ne prend pas en compte les taches qui peuvent être déléguées (la fameuse catégorie D de la méthode ABCDE)
  • Ne permet pas toujours de dégager suffisamment de temps en écartant un nombre de taches suffisant.

4. Comment pourriez-vous vous aussi tirer bénéfice de ces méthodes pour prioriser vos taches

L’intérêt de ces deux méthodes et de vous permettre de vous concentrer sur les taches les plus cruciales et de laisser de côté les taches peu utiles qui sont plus des sources de distraction qu’autre chose.

Vous pouvez utiliser ces méthodes pour définir les taches principales que vous avez à réaliser dans le trimestre, mois ou la semaine. Bien sur ces 2 méthodes peuvent être utilisées à d’autres fins (définition séquence développement d’un logiciel, sous-traitance, prioriser ses objectifs, etc.)

5. Pour aller plus loin  

Si vous souhaitez aller plus loin sur la connaissance et l’application de ces méthodes, je vous recommande le livre  de Stephen R. Covey  The 7 habits of Highly Effective People (les 7 habitudes des gens efficaces).

Stephen Covey parle de la matrice d’Eisenhower dans le Chapitre sur l’habitude n°3 ‘’Put first things first’’ dans son Livre les 7 habitudes des gens efficaces, ce qui a en partie contribué à populariser plus largement cette technique qui est désormais assez connue.

D’ailleurs comme vous pouvez le voir dans l’article 3 livres inspirants pour changer sa vie, ce livre est mon choix n°1.

6. C’est à vous 

Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à le partager et à me laisser un petit commentaire ci-dessous, cela me fera très plaisir ; )   

7. Comment commencer à utiliser ces 2 méthodes facilement

Personnellement j’utilise la matrice d’Eisenhower pour définir mes grosses taches pour le trimestre (doivent être reliées à ses objectifs OKR) à venir et j’utilise la méthode ABCDE ou MoSCoW pour définir ma liste de tache à la semaine et affecter chaque tache à une journée et idéalement à un créneau horaire.

Pour voir le détail de comment j’utilise ces 2 méthodes, vous pouvez télécharger les fichiers Excel ci-dessous.

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2 Comments

  • Amélie

    Je ne connaissais pas la méthode Moscow, merci pour la découverte 🙂

    L’important est de trouver ce qui fonctionne pour nous! j’utilise beaucoup la méthode Eisenhower, je vais tester celle de Moscow pour voir ce qui me correspond le mieux!

    Encore une fois super article 🙂 (précis, détaillé et mis en pratique alors Bravo!)

    • Johann

      Coucou Amélie, merci beaucoup pour ton très gentil retour 🙂

      Comme tu dis, chacun est unique et il faut faire ses propres tests pour voir ce qui nous convient ou pas, n’hésite pas si tu as des retours par rapport à ton test de la méthode MoSCoW 😉

      @ très vite
      Johann

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