Loi_Pareto_80-20

Défi – 2/10 – Comment appliquer la loi de Pareto 80-20 pour prioriser ses tâches ?

Me voici à la fin de la deuxième semaine de mon défi. Je publie cet article pour partager avec vous comment j’ai mis en pratique la loi de Pareto 80-20.

1. Qu’est-ce que la loi de Pareto (ou loi des 80-20) ?

La loi de Pareto est un « phénomène empirique constaté dans certains domaines : environ 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. Il a été appliqué à des domaines comme le contrôle qualité. On considère souvent que les phénomènes pour lesquels ce principe est vérifié suivent une forme particulière de distribution de Pareto » Source Wikipedia, Principe de Pareto

C’est une loi très simple qui lui a voulu aussi son autre nom de loi 80-20. Bien que connaissant son principe depuis fort longtemps, je ne l’avais jamais vraiment utilisé de manière quotidienne jusqu’alors.

Personnellement, il m’est assez difficile de rayer complètement des tâches de ma To Do List. En effet, je trouve toujours de faux bons arguments de le faire, comme:

  • Celle-ci ne prendra pas beaucoup de temps
  • Celle-ci permettra d’améliorer les choses
  • Etc.

Et comme beaucoup de monde, j’ai plus tendance à ajouter de nouvelles tâches que d’en supprimer.

Ceci peut nuire à l’efficacité (atteinte des objectifs sans considération des ressources mobilisées). Et cela peut être très pénalisant en termes d’efficience (résultats Vs ressources utilisées).

J’ai donc réfléchi à comment je pourrai mettre facilement en application la loi de Pareto (loi des 80-20). Mon objectif étant de faire moins de tâches (et donc avoir plus de temps) tout en ayant encore plus de résultats.

J’ai pour cela combiné les méthodes suivantes :

  1. Les méthodes Eat that Frog et ABCDE, toutes deux de Brian Tracy
  2. La méthode de priorisation des tâches en fonction du ratio Temps / Résultats

2. Les méthodes Eat that Frog + ABCDE expliquées par Brian Tracy lui même

Il s’agit donc de lister l’ensemble des tâches à réaliser sur une feuille ou dans un document Word, Note Pad, Excel, Google Docs ou autre.

Puis ensuite pour chaque tâche, définir s’il s’agit d’une tâche de type A, B, C, D ou E. Pour cela se référer aux définitions ci-dessous:

  • A : tâches majeures à réaliser absolument (Les fameuses grenouilles “frogs” à manger). Elles peuvent être soit très positives en termes de résultats ou soit avoir des conséquences néfastes si elles ne sont pas réalisées.
  • B: tâches non majeures à réaliser dans la mesure du possible
  • C: tâches à réaliser uniquement si rien d’autre à faire
  • D: tâches à déléguer
  • E: tâches à éliminer

Ci-dessous la signification des tâches en version courte (plus facile à mémoriser que la version française)

  • A Must be done (MAJOR task)
  • B Should be done (not a MAJOR task)
  • C Nice to do
  • D Delegate
  • E Eliminate

Le principe d’exécution des tâches selon la méthode ABCDE, est très simple et efficace :

Ne pas travailler sur les tâches B avant d’avoir accompli l’intégralité des tâches A” . Brian Tracy

Rien qu’en suivant cette simple règle, on peut doubler sa propre productivité, selon Brian Tracy.

3. Prioriser ses tâches par la méthode ratio Temps / Résultats

Il s’agit ici de définir pour les tâches à réaliser les deux paramètres suivants :

  • Le temps nécessaire à la réalisation de la tâche (en minutes ou en heures)
  • la contribution estimée de la tâche une fois accomplie à nos objectifs (en donnant une note sur 10)

Calculer pour chaque tâche le ratio temps / résultats. Puis les classer selon ce ratio de la valeur la plus faible à la plus grande. Cela permet d’avoir les tâches produisant le maximum de résultats classées en haut de liste. Réaliser en premier ces tâches est une application concrète de la loi de Pareto 80-20.

Exemple :

  • Tache 1 : Définir objectifs du mois
    • Time : 30 min, Contribution résultats : 7 → priorité (ration temps/résultats : 4,3)
  • Tache 2 : Mettre à jour rapport et l’envoyer au Client
    • Time : 60 min, Contribution résultats : 3 → priorité (ration temps/résultats : 20)
  • Tache 3 : Passer un appel à l’agence de recrutement pour recherche candidat
    • Time : 10 min, Contribution résultats : 4 → priorité (ration temps/résultats : 2,5)

Ce qui donne, tache à réaliser dans l’ordre : n°3, n°1 et n°2.

Cette simple méthode permet de s’assurer que le début de votre journée sera utilisé de manière à vous apporter le maximum de résultats dans le temps imparti.

Pareto_prioritisation_taches
Photo by rawpixel.com from Pexels

4. Première expérience de ces méthodes, comment cela s’est passé

Sur les premières applications de ces méthodes, cela a pris un peu de temps pour définir les catégories (A, B, C, D ou E) ainsi que le temps et la contribution estimée sur les objectifs.

Je me suis rendu compte que j’avais peu de tâches en D ou E. J’ai donc refait une passe et j’ai reclassé certaines tâches vers les classes C, D ou E.

Puis j’ai complètement laissé de côté les tâches C et E, pour me concentrer en priorité sur la réalisation des tâches A et D.

Le fait de devoir systématiquement classer les nouvelles tâches en A, B, C, D ou E et définir le ratio temps/résultat m’est apparu pas très efficace, j’ai donc décidé de noter les tâches à la volée et seulement en fin de journée, faire l’exercice de classification.

Je me suis rendu compte aussi que le fait de classer les tâches par ratio temps/résultats ne respectait pas forcément le principe de la méthode Eat the Frog (commencer sa journée en faisant les tâches les plus dures). Par conséquent dans la liste des tâches-A, je choisis plusieurs tâches à réaliser dans la journée. J’essaye de faire la tâche la plus dure en premier, puis je passe aux autres tâches-A que je fais dans l’ordre croissant du ratio temps/résultats dans la mesure du possible. En effet, il n’est pas toujours réalisable de faire telle ou telle tâche à un moment donné de la journée (créneau trop faible ou pas les outils ou support sous la main).

5. Ce que cela m’a apporté de concret d’appliquer la loi de Pareto 80-20

Ci-dessous les points positifs que j’ai retirés de la mise en pratique de ces méthodes

  • Permettre de m’apercevoir que je n’avais pas de tâche en D
  • Avoir des tâches en E et ne pas y prêter attention est plus facile que ce que je le pensais
  • Ne pas considérer les tâches en C et E me permet de supprimer un nombre significatif de tâches sans avoir l’impression de perdre des opportunités (psychologie de la renonciation grandement facilitée). En plus, cela me demande aucun effort comparé à la méthode qui consiste à barrer des tâches.
  • Meilleure satisfaction et confiance dans l’atteinte des objectifs
  • Prise de conscience que je ne fais pas forcément les bonnes actions en priorité
  • Véritable gain de temps dans le choix de l’ordre de réalisation des tâches.

6. Les difficultés que j’ai rencontrées dans la mise en pratique

  • Très chronophage de définir pour chaque tâche le temps estimé et niveau de contribution aux objectifs
  • Niveau de contribution aux objectifs est très subjectif et dans certains cas, on n’en a aucune idée
  • La méthode de classement par ratio ne marche pas sur les tâches à l’impact négatif
  • Il est compliqué d’évaluer si une tâche est de niveau A, lorsque prise toute seule. C’est plus facile lorsqu’on a une liste de plusieurs tâches
  • Les méthodes Eat the Frog et classement par ratio peuvent être contradictoires. Pour éviter cela, la méthode Eat the Frog doit se voire à la journée, mais aussi à l’échelle de la semaine et du mois.
  • Ces méthodes requièrent de la discipline et la sincérité vis-à-vis de soi même pour être correctement exploitées

Voici les limitations à mon sens à appliquer ces méthodes à la lettre :

  • Attention à l’indigestion, on ne peut pas manger que des grenouilles tous les jours sinon on va être malade (répartir l’effort sur la journée, semaine et mois)
  • Besoin de souplesse dans la réalisation des tâches
  • Certaines tâches ont aussi une chronologie à respecter
  • Dans certains cas, il est plus efficace de réaliser certaines tâches ensemble que de les faire séparément
  • Certaines tâches requièrent des conditions spécifiques ou un bon timing pour le faire (pour autant ne pas attendre toujours que les conditions soient idéales pour les faire)

7. Comment pourriez-vous vous aussi tirer bénéfice de ces méthodes

Ces méthodes peuvent vous être utiles à la fois au niveau professionnel et personnel en vous permettant d’appliquer la loi de Pareto (80-20) de manière quotidienne.

A noter que l’utilisation combinée des méthodes Eat the Frog, ABCDE et ratio temps/résultats pour être pleinement exploitable nécessite que vous ayez une certaine autonomie de travail dans la planification de vos tâches de travail ou celle de vos équipes.

Ces méthodes sont particulièrement intéressantes, si vous avez un nombre important de tâches à réaliser et que vous n’avez pas le temps ou les ressources pour toutes les réaliser et que les tâches n’ont pas besoin d’être effectuées dans un ordre précis.

En effet, ces méthodes ne prennent pas en compte la dépendance entre les différentes tâches ou des jalons imposés par l’extérieur. Dans le cas d’un ensemble de tâches qui sont en forte dépendance les unes par rapport aux autres et avec toutes les tâches à réaliser, les méthodes de planification de projet (PERT, Gantt, retroplanning, etc.) sont bien plus adaptées.

Dans le cas où vous avez cette autonomie de planification de tâches (Entrepreneurs, Artisans, Libéraux, Indépendants, Manager d’équipe, Chef(e) de projets, etc.), en utilisant ces méthodes vous vous assurez de :

  1. Gagner du temps en délégant les tâches de type D et en évitant de faire les tâches E et également C si vous n’en avez pas le temps ou les ressources
  2. D’être plus à même d’atteindre vos objectifs en commençant vos journées par la ou les tâches les plus dures et les plus importantes (Eat the Frog first)
  3. D’être plus productif et d’avoir des résultats probants plus rapidement en concentrant vos efforts sur la réalisation des tâches A au lieu de passer le plus clair de votre temps à réaliser des tâches B & C voir pire D ou E.

Ce gain de temps et la bonne focalisation de vos ressources (temps, attention, énergie, argent, etc.) sur les tâches qui comptent, vous permettront d’être plus serein et confiant qu’en à l’atteinte de vos objectifs.

8. Comment commencer à utiliser la loi de Pareto 80-20 à travers ces méthodes

Voici comment commencer facilement

  1. Lister l’ensemble de mes tâches à faire perso et pro et les classer en ABCDE
  2. Une fois les tâches A identifier, ne se préoccuper que d’elles
  3. Sélectionner celles que vous pensez accomplir dans les 15 prochains jours
  4. Parmi cette liste restreinte, définir celles qui peuvent avoir un effet négatif important si non réalisée (prévoyez de faire ces tâches en premier)
  5. Puis pour les autres tâches-A lister le temps approximatif et l’effet escompté en termes de résultat si la tâche est réalisée.
  6. Calculer pour ces tâches le ratio Temps / Résultat et classer les selon ce ratio du plus petit au plus grand
  7. Enfin mettre une date en face des tâches que vous allez réaliser lors des 7 prochains jours

En appliquant ces étapes je suis passé de 40 tâches ABCDE à 21 tâches de type A. Puis au final, à 12 tâches à accomplir lors des 7 prochains jours avec pour chaque tâche, une date de réalisation au plus tard. Cela m’a pris 30 min. Imaginez le temps de gagné en évitant de faire les taches E et C et en délégant les taches D. Sans cela, jamais je n’aurais eu le temps de réaliser les 12 tâches-A prioritaires.

Je vous conseille de tester tout d’abord cette approche et ensuite de la faire évoluer si vous en ressentez le besoin, car il est primordial que vous vous appropriez et adaptez la méthode à vos besoins.

9. Pour aller plus loin

Si vous souhaitez aller plus loin sur la connaissance et l’application de la loi de Pareto (loi des 80-20), je vous recommande le livre de Richard Kock, Le principe 80-20.

10. C’est à vous

Des choses vous ont surpris ou si vous avez des questions, n‘hésitez pas un poster un commentaire en bas de cet article pour que je puisse vous répondre.

Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à le partager ; )

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